Διαδικασία
1η ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΩΡΑ
Η ‘βάση δεδομένων’ (data base) είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και οργάνωση πληροφοριών.
Η ‘ Microsoft Access’ είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο διαχείρισης δεδομένων τόσο για επιχειρήσεις όσο και για μεμονωμένους χρήστες. Η ‘Access’ λειτουργεί όπως κάθε άλλη βάση δεδομένων, δηλαδή αποθηκεύει πληροφορίες και συνδέει διαφορετικά πράγματα μεταξύ τους. Αυτές οι διασυνδέσεις μπορεί να είναι απλές ή περισσότερο πολύπλοκες. Αποτελείται από τα ακόλουθα βασικά αντικείμενα:
- Ο πίνακας: Στο συγκεκριμένο στοιχείο, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αποθηκεύσει δεδομένα. Αυτά δομούνται, όπως και στα λογιστικά φύλλα, σε σειρές, που έχουν την ονομασία ‘εγγραφές,’ και σε ‘στήλες’ (‘πεδία’).
- Το ερώτημα: Χρησιμοποιείται για να εμφανιστούν τα περιεχόμενα του πίνακα, σύμφωνα με τις προτιμήσεις του χρήστη, αλλά και για να γίνουν υπολογισμοί, όπως σε μία αριθμομηχανή.
- Η φόρμα: Πρόκειται για ένα παράθυρο με το οποίο γίνεται η εισαγωγή των δεδομένων στους πίνακες. Κάποιες άλλες φόρμες υπάρχουν για την παρουσίαση και την αναζήτηση πληροφοριών.
- Η έκθεση: Χρησιμοποιείται για να παίρνουμε αναφορές και παρουσίαση δεδομένων από τη βάση
Στο σενάριο αυτό θα ξεναγηθούμε στο περιβάλλον του συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων (ΣΔΒΔ) της Access. Στη συνέχεια, θα δημιουργήσουμε μια βάση δεδομένων, η οποία στην πορεία της ενότητας θα εμπλουτίζεται με στόχο να αξιοποιηθούν, κατά το δυνατόν, οι περισσότερες από τις δυνατότητες που δίνει ένα ΣΔΒΔ. Για να εξοικειωθούμε με τις έννοιες και το περιβάλλον, θα αναπτύξουμε μια Βάση Δεδομένων για τη διαχείριση παραγγελιών διαφόρων προϊόντων από πελάτες.
- ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ και ΠΙΝΑΚΕΣ
- Ανοίξτε την Access και δημιουργήστε μια κενή Βάση Δεδομένων.
- Θα δημιουργήσουμε τους 3 παρακάτω πίνακες με τα συγκεκριμένα πεδία
- Από το ΜΕΝΟΥ Σχεδίαση-Προβολή, επιλέξτε ΠΡΟΒΟΛΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗΣ
- Συμπληρώστε τα πεδία του πίνακα και ορίστε τις ιδιότητες, όπως στην παρακάτω εικόνα
η ΜΑΣΚΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ορίζει τη μορφή που θέλουμε να έχει η εισαγωγή δεδομένων, στο παράδειγμά μας πρέπει ο αριθμός κινητού τηλεφώνου να ξεκινάει
από 69________ και να αποτελείται από 10 ψηφία
- Ορίστε ως Πρωτεύον κλειδί το πεδίο ΑΦΜ
Το πρωτεύον κλειδί είναι μια στήλη που χρησιμοποιείται για το μοναδικό προσδιορισμό κάθε γραμμής, δηλαδή κάθε εγγραφή του πίνακα πρέπει να χαρακτηρίζεται μοναδικά από κάποιο πεδίο.
Σκεφτείτε πόσα νούμερα υπάρχουν που χαρακτηρίζουν μοναδικά τον καθένα μας. Αριθμός Ταυτότητας, ΑΦΜ, και το ΑΜΚΑ είναι μόνο μερικά παραδείγματα.
- Στη συνέχεια δημιουργήστε τους πίνακες ΠΡΟΪΟΝΤΑ & ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ, και ορίστε τις ιδιότητες, όπως στην παρακάτω εικόνα:
- Επιλέξτε από το μενού -->ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ-->ΠΙΝΑΚΑΣ σε προβολή σχεδίασης
Τώρα θα προσθέσετε ένα επιπλέον πεδίο (Ταχυδρομικός Κώδικας) στον πίνακα ΠΕΛΑΤΕΣ αμέσως μετά το πεδίο ΠΟΛΗ
- δεξί κλικ ΑΡΙΣΤΕΡΑ απο το πεδιο ΚΙΝΗΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ και επιλέξτε Εισαγωγή γραμμής. Προσθέστε το νέο πεδίο, όπως στην εικόνα;
2η ΔΙΔΑΚΤΙΚΗ ΩΡΑ
2.ΣΥΝΔΕΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ
Τώρα που έχουμε χωρίσει τις πληροφορίες μας σε πίνακες, χρειαζόμαστε έναν τρόπο να συγκεντρώσουμε ξανά τις πληροφορίες με τρόπους που έχουν σημασία. Η σύνδεση μεταξύ των πινάκων αποκαλείται Σχέση.
Για να δημιουργήσουμε μία σχέση μεταξύ δύο πινάκων απαιτείται η σύνδεση δύο πεδίων, ένα από τον κάθε πίνακα. Συνήθως μεταξύ του πρωτεύοντος κλειδιού του ενός πίνακα και ενός πεδίου του δεύτερου πίνακα, συνήθως με ίδιο ή παρόμοιο όνομα, επί της ουσίας ίδιου περιεχομένου. Το δεύτερο αποκαλείται εξωτερικό ή ξένο κλειδί και είναι το πρωτεύον κλειδί άλλου πίνακα. π.χ. το «ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ» είναι το πρωτεύον κλειδί του πίνακα «Προϊόντα» και το «ΚΩΔΙΚΟΣ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ» είναι ξένο κλειδί στον πίνακα «Παραγγελίες». Επί της ουσίας αναφέρονται στο ίδιο πράγμα.
ΕΙΔΗ ΣΧΕΣΕΩΝ
Στην Access υπάρχουν τρία είδη σχέσεων. Η διαδικασία δημιουργίας σχέσεων δεν αλλάζει. Το πρόγραμμα καθορίζει τον τύπο της σχέσης ανάλογα με το αν τα πεδία της σχέσης επιτρέπουν ή όχι διπλότυπα.
Σχέση ένα προς ένα: Κάθε εγγραφή του πρώτου πίνακα πρέπει να αντιστοιχεί σε μία εγγραφή του δεύτερου πίνακα και το αντίστροφο. Για να συμβεί αυτό πρέπει τα πεδία που συνδέονται να είναι πρωτεύοντα κλειδιά και στους δύο πίνακες ή να έχουν μοναδικές τιμές (ιδιότητα Ευρετήριο χωρίς να επιτρέπονται διπλότυπα).
Σχέση ένα προς πολλά: Κάθε εγγραφή του πρώτου πίνακα μπορεί να αντιστοιχεί σε πολλές εγγραφές του δεύτερου. Αντίθετα, μία εγγραφή του δεύτερου πρέπει να αντιστοιχεί μόνο σε μία του πρώτου. Στο παράδειγμά μας ένας πελάτης μπορεί να κάνει πολλές παραγγελίες και κάθε παραγγελία αντιστοιχεί σε έναν πελάτη.
Σχέση πολλά προς πολλά: Κάθε εγγραφή του πρώτου πίνακα μπορεί να αντιστοιχεί σε πολλές εγγραφές του δεύτερου. Ομοίως, κάθε εγγραφή του δεύτερου πίνακα μπορεί να αντιστοιχεί σε πολλές εγγραφές του πρώτου. Αυτό μπορεί να συμβεί με τη βοήθεια ενός τρίτου πίνακα του «Πίνακα σύνδεσης». Το πρωτεύον κλειδί του πίνακα σύνδεσης πρέπει να είναι ένας συνδυασμός πεδίων των πρωτευόντων κλειδιών των άλλων δύο πινάκων.
- Από το μενού ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ- ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΣΧΕΣΕΙΣ
- ΠΡΟΣΘΕΣΤΕ ΤΟΥΣ 3 ΠΙΝΑΚΕΣ & δημιουργήστε τις παρακάτω σχέσεις
3. ΦΟΡΜΕΣ
Στην ενότητα αυτή θα μάθετε να δημιουργεότε ΦΟΡΜΕΣ, να τις επεξεργαζόμαστε αλλά και να εισάγουμε και να τροποποιούμε τα δεδομένα μιας βάσης δεδομένων με τη βοήθεια φορμών.
Οι φόρμες αποτελούν έναν πιο φιλικό προς το χρήστη τρόπο εισαγωγής δεδομένων στους πίνακες.
ΑΠΟ ΤΟ ΜΕΝΟΥ ΕΠΙΛΕΞΤΕ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ - ΟΔΗΓΟΣ ΦΟΡΜΩΝ
- Με την ίδια διαδικασία να φτιάξετε ΦΟΡΜΕΣ για τους άλλους 2 πίνακες : ΠΕΛΑΤΕΣ & ΠΡΟΪΟΝΤΑ
- Τέλος, να εισάγετε τα παρακάτω δεδομένα με τη χρήση των ΦΟΡΜΩΝ
1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΤΗ ΦΟΡΜΑ ΠΕΛΑΤΕΣ
2. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΤΗ ΦΟΡΜΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ
3. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΤΗ ΦΟΡΜΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ
ΟΤΑΝ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΕΤΕ ΤΗΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΤΩΝ ΠΑΡΑΠΑΝΩ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΕΣΩ ΤΩΝ ΦΟΡΜΩΝ, ΔΕΙΤΕ ΤΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΩΝ ΠΙΝΑΚΩΝ
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΤΕ ΠΩΣ ΕΓΙΝΕ Η ΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΠΙΝΑΚΩΝ
